PPC Supply

PPC Supply adalah bagian dari fungsi perencanaan produksi yang menangani fungsi pengendalian persediaan material mulai dari timbulnya kebutuhan sampai masuk ke dalam proses. Fungsi yang spesifik supply material sesungguhnya adalah sebagai elemen yang mendukung schedule produksi yaitu “kapan produksi akan dilaksanakan dan pada saat itu material harus tersedia”. Karena itu keberhasilan tugas PPC suplay sangat tergantung pada rencana produksi dan kemampuan jaringan pembelian yang kuat,  sehingga kegagalan pelaksanaan proses produksi atau order  produksi belum dikerjakan akibat keterlambatan material “menunggu material”  dapat diminimalisasi.
Secara garis besar arus keluar-masuk barang dari dan ke gudang berada dalam pengawasan ppc supply, namun keberhasilannya sangat tergantung pada kekuatan jaringan pembelian dan police manajemen.

* Deskripsi Kerja PPC Supply

PPC Supply adalah bertanggung jawab secara menyeluruh atas supply material dan jasa kedalam proses produksi mulai dari timbulnya kebutuhan material baik kwantitas maupun kwalitas sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan dalam order produksi sampai material dan jasa tersebut masuk ke dalam proses  produksi meliputi ;
1. Menghitung kebutuhan material
2. Membuat permintaan pembelian
3. Membuat surat perintah kerja
4. Mengontrol keluar masuk barang dari / ke gudang

* Procedure Supply Material

Dalam pelaksanaan tanggungjawab ini PPC supplay melibatkan bagian lain dalam perusahaan yaitu bagian pembelian, pengendali mutu dan bagian gudang material.
1. PPC supply menentukan Jumlah dan spesifikasi mutu yang diperlukan berdasarkan dengan (confirmation order) dan (Satndar Intruction Process). Pemeriksaan jumlah secara fisik oleh bagian gudang serta pemeriksaan mutu secara fisik dilakukan oleh  bagian pengendalian mutu (Quality Control).
2. Memverifikasi kebutuhan material produksi dan pembantu berdasarkan confirmation order dengan memperhatikan posisi material.
3. Membuat  daftar  kebutuhan  material  (Alokasi material) sesuai  dengan Order  produksi dan didistribusikan  kepada  bagian gudang  material.  Daftar alokasi material ini akan membantu bagian administrasi   gudang  material  mengontrol distribusi material ke dalam proses produksi.
4. Membuat permintaan pembelian (Purchase Requisition) berdasarkan Order Confirmation dengan memperhatikan posisi persediaan, kapan dibutuhkan. Untuk material yang dibutuhkan memproduksi barang tertentu. Untuk bahan pembantu produksi yang digunakan rutin dalam proses produksi harus ditentukan batas minimum persediaan (buffer stock). Bila persedian mecapai batas tersebut ppc supplay dapat segera membuat Purchase Requisition
5. Memeriksa dokumen penerimaan untuk menjamin kesesuaian barang yang diminta  dengan yang diterima. apakah barang yang diterima dari Supplier sesuai dengan syarat yang diminta meliputi jumlah, mutu dan tempo yang tepat.
6. Memeriksa posisi persediaan material
7. Membuat surat perintah kerja (SPK) sebagai penjabaran terinci dari confirmation order yang memuat informasi meliputi Jumlah, spesifikasi dan daftar kebutuhan material untuk setiap order produksi.
8. Memeriksa distribusi material apakah barang yang dikeluarkan sesuai dengan apa yang tertera pada dokumen dan alokasi material.
9. Menganalisa masalah-masalah menyangkut material seperti kenapa bisa terjadi pengeluaran barang lebih besar  dari jumlah barang yang tersedia, kenapa ada pengembalian melebihi permintaan bahkan ada pengembalian tanpa ada permintaan, kenapa terjadi permintaan barang A dan dikembalikan barang B, kenapa terjadi  produksi melebihi jumlah barang yang diminta bahkan sering menampilkan waste produksi negatif. (bila dipandang persatuan waktu memungkinkan terjadinya  waste produksi negatif, hal ini terlihat pada laporan produksi harian, namun tidak logis bila muncul pada laporan waste produksi), kenapa terjadi distribusi material yang tidak terdapat dalam alokasi, kenapa permintaan barang produksi melebihi alokasi

* Laporan PPC Supply

Laporan PPC Supply adalah laporan yang bersifat operasional  yang berfungsi bagi manajemen sebagai salah satu elemen untuk mengevaluasi perencanaan produksi dan untuk dapat melakukan perbaikan agar rencana produksi menunjukan posisi yang ideal. Yang dimaksud posisi ideal disini adalah rencana produksi yang  mungkin dilaksanakan  sesuai jadual. Bila secara matematis dan berdasarkan fakta yang ada dilapangan sudah tidak mungkin dilaksanakan sesuai jadual maka segera dilakukan pergeseran agar perubahan yang dilakukan tidak menggangu kelancaran proses produksi.
Bentuk-bentuk laporan PPC Supply :
1. Alokasi material, yaitu laporan yang menunjukan peruntukan material yang ada di gudang.
2. Posisi Stock material, yaitu laporan jumlah persediaan yang ada di gudang dan kebutuhannya.
3. Rencana penerimaan, yaitu laporan rencana penerimaan berdasarkan rencana delivery yang disepakati oleh bagian pembelian dengan pemasok.