Invoice/Faktur

Invoice/Faktur penjualan yang selanjutnya kita sebut invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Dalam bentuk sederhana dikenal dengan nama BON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, invoice digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi.

Perusahaan Jasa juga memerlukan invoice namun kalau cliennya tidak memerlukan detail jasa yang dibayarnya maka cukup pakai kwitansi saja.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Invoice/Faktur.

1. Invoice faktur dibuat sesuai dengan dengan barang yang telah diserahkan/diterima dengan baik oleh customer. Adakalanya barang yang telah dikirim, ditolak/ditolak sebagian/diterima bersyarat oleh customer. Karena itu Invoice faktur dibuat setelah Delivery Order ditandatangani oleh penerima.
2. Satu Order pembelian dapat direalisasikan dalam satu transaksi (satu kali Do/Sj) dan dapat juga direalisasikan secara bertahap (beberapa kali Do/Sj). Banyak kebijakan perusahaan yang menetapkan bahwa pembayaran akan dilakukan setelah order pembelian telah terealisasikan secara keseluruhan sehingga apabila terdapat beberapa kali Do/Sj, maka invoice/Faktur hanya dibuat apabila order penjualan telah dipenuhi secara keseluruhan. Untuk itu diperlukan informasi ringgkas mengenai dokumen-dokumen yang terkait dengan tagihan tersebut. Keperluan tersebut dibutuhkan baik bagi penerima tagiahan maupun pembuat invoice.
3. Dalam kontrak Order dalam jangka waktu tertentu kebijakan poin 2 tidak berlaku sehingga Invoice dibuat setiap Delivery Order telah ditandatangani oleh penerima.
4. Pembuatan Invoice secara automatis akan mengupdate buku piutang dagang. Dengan ini dapat diartikan pembuat invoice adalah bagian yang juga mencatat piutang.
5. Dalam prosedur internal kontrol system akuntansi metode manual disarankan untuk membuat invoice di atas formulir dengan nomor urut tercetak namun dengan sistem akuntansi komputer semakin banyak perusahaan menggunakan nomor komupterisasi. Keunggulan penggunaan nomor tercetak menjamin tidak terjadinya nomor ganda dalam pembuatan Invoice namun apabila terjadi kegagalan, nomor transaksi dicatat pada nomor berikutnya sesuai dengan nomor urut dokumen tercetak.   Bila menggunakan nomor urut yang di create komputer perlu pengawasan lebih ketat karena memungkinan terjadinya invoice ganda yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan.

Untuk lebih jelasnya mari kita perhatikan screen shot berikut :

Keterangan:

• Nomor      : Nomor urut transaksi.  Bila menggunakan fomulir dengan nomor tercetak, maka nomor harus sesuai dengan nomor urut formulir
• Order No : Nomor urut penerimaan order. Setelah Nomor order penjualan diisi, secara otomatis  akan diperoleh data customer, nomor PO, detail barang dan satuan yang dipesan. Sehingga invoice tidak perlu lagi mencatat data yang telah tersedia.
• DO/SJ     : Nomor DO/SJ, dapat terdiri dari beberapa nomor.
• Detail Barang : Tidak selalu detail barang yang direalisasikan sama persis dengan detail barang yang terdapat dalam order penjualan terutama dalam hal jumlah unit, karena itu pembuat invoice dapat melakukan penyesuaian.
• Sub total : adalah total dari harga barang yang di create oleh system komputer
• Diskon    : potongan harga yang diambil dari data order penjualan  (dapat di sesuaikan)
• Ongkos Angkut : Diambil dari data order penjualan ( dapat disesuaikan)
• Lain-lain : Diambil dari data order penjualan ( dapat disesuaikan)
• PPn : di create oleh system komputer berdasarkan informasi yang ditetapkan dalam order penjualan
• Total : di create oleh sistem komputer
• Sales Executif : adalah nama sales yang menangani order tersebut yang diperlukan melakukan kordinasi penjualan.

Pembuatan Invoice ini berdasarkan data pada Order penjualan, sehingga pembuat Invoice hanya perlu mengisi, Nomor, Order No, Do/Sj dan memilih detail barang dari tabel yang telah dicatat pada order penjualan.

Setelah mengisi data, anda tinggal print

1. Invoice (diatas formulir tercetak)
2. Kwitansi (diatas formulir tercetak)
3. Faktur Pajak (diatas formulir tercetak)

Dengan hanya membuat Invoice berarti juga anda telah mencatat penjualan dan piutang sedangkan untuk jurnal transaksi tidak secara automatis kami lakukan seperti yang dilakukan oleh beberapa sistem akuntansi komputer lainnya. Kami tetap mempertahanan otorisasi bagian yang mencatat jurnal transaksi agar validasi data lebih terjamin.

Walaupun demikian, data untuk jurnal transaksi telah tersedia sehingga bagian Buku besar hanya tinggal memilih menu Jurnal setelah memverifikasi invoice terkait.  Posting ke buku besar dilakukan secara automatis pada saat menerbitkan laporan L/R

Desing invoice harus sesuai dengan bentuk perusahaan. Perusahaan jasa Juga menggunakan Invoice, hanya namanya biasanya disebut Notice namun banyak yang hanya menggunakan Kwitansi.