Order Form


orderform.pngOrder form adalah salah satu dokumen pada system penjualan yang digunakan untuk mencatat secara lengkap semua data yang terdapat dalam permintaan pembelian (Purchase Order) dari customer. Pada perusahaan jasa biasanya disebut dengan work Order.

Gambar di atas adalah formulir elektronik yang telah saya aplikasikan untuk perusahaan dagang.

Dokumen yang terkait dengan order form adalah Sales Order, Confirmation Order
Sales Order : Permintaan pembelian yang diterima dari customer. Permintaan pembelian tersebut dituangkan dalam dokumen pembelian (Purchase order) dimana sebelumya telah dilakukan proses negosiasi harga dan kesepakatan mengenai hal-hal yang diperlukan. Purcahse order memuat informasi : (Bagi penerima akan dicatat sebagai sales Order).
a. Data Perusahaan (Nama perusahaan , Alamat, Contact name nomor telephone, Fax
b. Alamat delivery, Syarat pembayaran
c. Data Barang ( Nama barang, Quantity harga, Schedule delivery
d. Syarat-syarat lain yang ditentukan customer

Confirmation Order : Print-out dari Order yang dicatat melalui Order Form dan digunakan untuk :

  • Meminta persetujuan pejabat berwenang (manajemen/otorita kredit) agar setiap order yang akan direalisasikan terkendali, sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya hal-hal yang menimbulkan kerugian perusahaan
  • Meminta pengadaan barang (Stock Request) bila barang yang dipesan customer tidak tersedia di gudang atau stock yang tersedia tidak mencukupi.
  • Memberikan konfirmasi kepada customer mengenai order yang diterima bila diperlukan. Hal ini perlu dilakukan bila masih terdapat hal-hal yang perlu diinformasikan kepada customer seperti perbedaan perhitungan, perubahan dll.
  • Sebagai dasar (sumber data) untuk pembuatan dokumen penjualan (DO/Surat Jalan, Invoice). 

Sales Order Report : Kumpulan/Rekapitulasi dari Confirmation order pada periode tertentu ( Bulanan) yang diperlukan untuk mengevaluasi/analisa kemampuan perusahaan dalam meraih order, kemudian dilakukan perbandingan dengan penjualan sehinmgga diperoleh informasi antara lain

  • Berapa kemampuan perusahan meraih order pada periode tertentu
  • Berapa prosentase order yang tidak dapat dipenuhi dan apa kendalanya
  • Berapa prosentase kontribusi masing-masing sales dalam perolehan order

Siapa yang mencatat Penerimaan Order :
Pada dasarnya setiap sales executive dapat mencatat sendiri order yang diterimanya. Tentunya untuk ini setiap Sales Executive telah disediakan terminal sendiri. Jika belum memungkinkan atau untuk menghindari conflick kepentingan dalam menggunakan sumberdaya antara sales executive yang satu dengan yang lainnya dan paktek-praktek tidak sehat, sebaiknya administrasi penjualan ditangani oleh staf khusus, yang bertanggungjawab melayani kebutuhan sales executive dibidang administrasi dan informasi penjualan. Dengan cara ini sales executive akan lebih focus pada urusan pelayanan penjualan dan mengadakan contact dengan customer karena tanggung jawab administrasi sudah dilayani oleh staf administrasi. Disisi lain hubungan langsung antara sales executive dengan system computer memungkinkan banyak terjadinya kesalahan akibat masing-masing mempunyai persepsi yang berbeda dan tidak terlepas dari permasalahan personal interest, sehingga untuk itu diperlukan internal control yang lebih spesifik.

Pada perusahaan industri, sales order dapat dilengkapi dengan elemen perhitungan biaya proses dan baiay bahan pembantu sehingga sales order berupa dokumen yang berbentuk costing sheet.

8 Tanggapan

  1. emang akuntansi susah ngitungin duit orang

  2. […] Order Form  (OF) […]

  3. […] Harga  (PH) 2.         Order Form  (OF) 3.         Memo  4.         Purcahse Order (PO) 5.         Surat […]

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: