Buku Pembantu Piutang


Informasi piutang merupakan suatu yang sangat penting dalam operasional perusahaan. Banyak cara dilakukan oleh masing-masing organisasi bisnis untuk mendapatkan informasi piutang. Namun dengan bantuan sistem akuntansi komputer, pekerjaan ini menjadi sangat mudah. Akuntansi komputer dapat menampilkan informasi tersebut dalam hitungan detik. Informasi yang ditampilkan sesuai dengan kebutuhan dan dapat ditentukan secara interaktif, misalnya : Laporan Total piutang, Informasi piutang customer tententu, Piutang yang telah jatuh tempo, Analisa piutang, dll

Dalam sistem akuntansi komputer, buku pembantu piutang (Account Receivable) adalah buku yang dikerjakan secara automatis oleh sistem komputer. Piutang dicatat bersamaan dengan pembuatan invoice dan diupdate saat penerimaan kas atau memorial. Prosedur yang diaplikasikan juga terdapat banyak variasi. Ada yang menerapkan prosedur dengan memisahkan penjualan tunai dengan penjualan kredit dimana jika penjualan tunai maka tidak perlu dicatat ke buku piutang dengan asumsi bahwa bagian yang menangani piutang tidak punya keterkaitannya dengan penjualan tunai. Dalam akuntansi manual prosedur seperti ini cukup berarti dalam mengurangi beban pada bagian piutang namun dengan prosedur ini banyak terjadi kekeliruan karena dalam pembayaran tunai tidak berarti cash and carry seperti pembayaran yang kita lakukan bila kita membeli kebutuhan sehari-hari di supermaket.
Saya menerapkan prosedur dengan mencatat semua transaksi penjualan baik tunai maupun kredit ke buku piutang sehingga dari buku piutang tersebut, lebih banyak cara yang dapat dilakukan untuk menjamin validasi transaksi dan lebih banyak variasi laporan yang dapat ditampilkan.

Berdasarkan pengalaman di lapangan, sering saya bersilang pendapat dengan pemakai informasi, dimana banyak permintaan diluar pemikiran saya misalnya permintaan laporan piutang dengan urut invoice (tidak boleh longkap), laporan piutang dengan menampilkan transaksi sedetil-detilnya dll. Tidak mudah untuk memahami maunya seseorang dimana masing-masing mempunyai cara yang berbeda, sekalipun saya dapat menjelaskan bahwa dua bentuk laporan yang disebutkan itu adalah laporan penjualan, Bukan laporan piutang.

Sebenarnya tidak ada kesulitan untuk memenuhi permintaan tersebut apalagi yang menggunakan informasi adalah mereka namun disisi lain kita berurusan dengan efisiensi pengolahan  data dalam menhadapi keterbatasan sumberdaya.

Pokok pikirannya adalah apa yang dibutuhkan, itulah yang ditampilkan dan apa yang ditampilkan sebagiannya dapat diambil dari sumber yang berbeda sehingga tidak perlu dicatat berulangkali seperti apa yang belaku dalam akuntansi metode tangan/mesin tik. Prosedur-prosedur akuntansi manual terlebih dahulu perlu disederhanakan sebelum diaplikasikan ke akuntansi komputer, termasuk penyesuaian prosedure pengawasan internal.

Apa yang perlu ditampilkan pada laporan piutang?… 
Apa saja yang dicatat ke buku piutang?.. 
Bagaimana bila kas diterima dimuka. (pendapatan diterima dimuka) ?…

lap-piutang.png 

Karena akuntansi sangat tergantung pada faktor lingkungan, maka bentuk form dan laporan pada masing-masing perusahaan akan terdapat perbedaan sehingga proses akuntansinya pun akan berbeda. Untuk itu dalam pembahasan ini saya menggunakan salah satu bentuk laporan piutang dan beberapa form elektronik dari aplikasi yang telah saya aplikasikan.  Perhatikan laporan piutang di atas. Laporan tersebut secara automatis berubah sesuai dengan transaksi dan dapat divisual kapan saja dan hanya perlu di print-out pada saat tertentu sesuai kebutuhan serta digunakan dalam kebutuhan operasional.

Dari laporan tersebut dapat kita lihat keterkaitannya dengan tabel berikut :

Customer
Order penjualan
Invoice
Penerimaan kas
Memorial
Secara umum hubungan masing-masing tabel dapat dilihat pada block diagram berikut

receovable_block.png

Keterangan:Setiap pembuatan invoice, sistem secara langsung mencatat data piutang ke buku piutang  sehingga laporan piutang selalu diperbarui.
Penerimaan kas hanya memperbaharui piutang bila transaksi merupakan pemabayaran piutang. Bila kas diterima sebagai pendapatan diterima dimuka maka pembaharuan piutang dilakukan melalui memorial. 
Formulir elektronik yang terkait :

1. Invoice

inv.png

2. Penerimaan Kas

penerimaan-kas.png

3. Memorial Kredit

memorial-kredit.png

Filed under: Akuntansi, Teknologi Informasi

About these ads

Satu Tanggapan

  1. Halo..bagi info dong buat gw untuk proses costing di food industry (Pembuatan Roti)..proses yang reliable buat factory overhead-nya.thx

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 79 pengikut lainnya.