Mencatat Pengeluaran Kas


Dalam melalukan pembayaran kita akan menerima dokumen sebagai bukti pembayaran dalam berbagai bentuk. Dokumen tersebut mempunyai nomor berdasarkan system pihak lain. Sedikit berbeda dengan menangi transaksi penerimaan kas dimana dalam menangani transaksi pembayaran :

  • Perusahaan harus mengalokasi dana menggunakan skala prioritas untuk menjaga kelancaran arus pembayaran.
  • Kemacetan dalam pembayaran dapat menyebabkan rusaknya kepercayaan supplier terhadap perusahaan.
  • Penerbitan alat pembayaran melalui bank (cheque/giro) tanpa dana dalam hitungan beberapa kali meyebabkan bank akan menutup rekening perusahaan.
  • Tidak tersedianya dana, membuat terjadinya keterbatasan sehingga memungkinkan perusahaan kehilangan kesempatan bila kesempatan tersebut datang tanpa diduga.
  • Dapat terjadi pembayaran berulang untuk transaksi yang sama atau pembayaran fiktif bila lalai dalam pengawasan. Karena itu prosedur pengawasan internal terhadap pengeluaran kas mutlak dijalankan secara ketat.

Apa saja yang perlu dicatat. Hal ini tergantung bentuk, besar kecilnya perusahaan dan pengaruh faktor lingkungan. Berikut adalah pengeluaran menggunakan integrated Accounting System :

Cara Pembayaran Pilih cara pembayaran Cek/Giro/Tunai
Nomor Urut Automatik
Tanggal Tanggal, sesuai dengan tanggal pembuatan/dicatat ke sistem komputer (tanggal system). Idealnya lebih kecil atau sama dari tanggal efektif
Rekening Yang Dekeluarkan Rekening kas milik perusahaan (Kas/bank/surat-berharga setara kas)
Supplier Nama perusahaan/perorangan yang menerima pembayaran. Setelah user memasukan nama supplier sistem segera menampilkan List utang supplier tersebut. Sehingga user tinggal memilih transaksi mana yang dibayar.
Cek/Giro Nomor Identifikasi Dokumen pembayaran
Bank Bank Yang Menerbitkan Dokumen pembayaran
Tanggal Efektif Tanggal efektif sesuai dengan yang kebijakan perusahaan dan akan dicantumkan pada dokumen pembayaran
Data Pelunasan Adalah Utang yang diperoleh dengan cara memilih, dari list utang yang ditampilkan sistem
Reference Rekening yang di Debit. Bila data pelunasan dipilih dari list utang maka sistem secara automatis memilih utang Dagang. Nilai Pelunasan dapat disesuaikan dengan pengeluaran. Bila nilai yang keluarkan < Transaksi. sisanya akan dikembalikan ke list utang
Keterangan Diisi Dengan List Nomor Bukti transaksi bisanya digunakan nomor penerimaan barang/jasa yang Dibayar dan Nama Singkat supplier
Total Pelunasan Sama dengan Total pembayarani. Sistem Akan memberikan indikator bila terdapat perbedaan.
Lain-lain Bila Jumlah dibayarkan lebih besar dari total transaksi maka dicatat sebagai pembayaran dimuka

Keterangan Total pengeluaran dicatat oleh sistem ke dalam 2 bagian yaitu Total pelunasan dan Lebih Bayar. Bila ternyata bukan lebih bayar maka dilakukan koreksi melalui ayat jurnal penyesuaian.

form-kas-keluar.jpgcontoh formulir elektornik, dimana pada formulir tersebut dilengkapi dengan buku utang. Bila pengeluaran kas berasal dari utang dagang secara langsung menunjukan transaksi yang dibayar sehingga transaksi tersebut tidak muncul lagi dalam buku utang.

Proses Verifikasi akan selesai bersamaan dengan pemasukan data.

vocher-peneluaran-kas.jpgPrint Out dari formulir ini berupa voucher pengeluaran kas dan laporan pengeluaran periodik. Voucher pengeluaran kas diterbitkan dan harus ditandatangani oleh petugas yang berwenang dan yang menerima pembayaran.

Laporan pengeluaran harian di print-out bersama dengan voucher serta dilampirkan dokumen pendukung diserahkan ke bagian buku besar paling lambat 1 x 24 Jam

Bagian akuntansi tinggal memvalidasi data yang sudah tersedia pada sistem komputer dengan dokumen pendukung transaksi terkait

Setelah melakukan validasi selanjutnya bagian akuntansi memilih menu posting untuk mencatat transaksi tersebut ke buku Buku Besar

Hanya transaksi yang telah jatuh tempo diposting ke buku besar.

Transaksi yang telah diposting secara automatis menjadi Read Only.

About these ads

4 Tanggapan

  1. apakah pengendalian terhadap sistempengeluaran kas memerlukan spasifikasi fungsi dalampemisahan akun pada laporan keuangan ?

    Sistem bukanlah aturan baku harus begini, harus begitu. Begini salah begitu juga salah. Namun yang menjadi kunci adalah sesuai kebutuhan. Tepatnya sistem akuntansi berkembangang sesuai dengan perkembangan perusahaan, teknilogi dan ilmu pengetahuan.
    Saya sering ngomong sama teman tidak ada yang salah hanya sesuai atau tidak.
    Contoh :
    Saat seorang memulai usaha dagang sate. (ini Perusahaan) semua pekerjaan dikerjakan sendiri mulai dari proses pembelian, membuat sate yang terdiri dari beberapa tahap. Mungkin dibantu oleh keluarga selanjutnya dijual dengan disajikan sendiri dan ditagih sendiri bla bla bla uangnya masuk kantong sendiri. Dalam hal ini tidak ada sama sekali pemisahan fungsi. Disini tidak yang salah. Begitulah manajemen tukang sate.
    Saat usahanya berkembang tukang sate tadi mulai kewalahan dalam melayani, untuk memenuhi kebutuhan tersebut dia butuh bantuan dalam melayani langganan. Berkembang lagi butuh tenaga untuk pembelian, butuh tukang masak, terus butuh kasir lama-lama, terus bagian untuk membuat laporan terus bisa butuh internet untuk pelayanan on-line. Permasalahannya tingkat kebutuhannya pada posisi mana.

    Prinsip dasarnya bagaimana pemisahan fungsi, dan metode pengawasan dilakukan untuk mengamankan kepentingan perusahaan. Semakin tinggi Volume transaksi pengawasan harus lebih ditingkatkan. Teknologi juga disesuaikan termasuk keahlian tenaga yang di libatkan.

    Jadi untuk pertanyaan anda bisa dipertimbangkan sendiri. Jika anda merasa butuh jawabnya Ya jika belum butuh jawabnya tidak perlu!….
    Jangan anda paksakan apa yang anda pelajari dari buku disekolah/dikampus untuk di aplikasikan pada tempat yang seharusnya belum membutuhkan…
    Apa yang sekarang telah anda anggap benar besok belum tentu karena harus disesuaikan dengan kebutuhan, begitu juga untuk hal-hal lainnya.

  2. Selamat malam pak.

    saya tertarik dengan artkel bapak. kalau boleh saya minta . tolong emailin saya contoh pengeluaran bank & kas selama 1 bulan pak bisa ga pak?.

    makasih sebelumnya,

    ZB:
    Anda dapat download aplikasi ZULISoft Limited Edition Free dan anda jalankan dengan user Admin password xxxxxx. Selanjurnya anda coba mencatat pengeluaran kas dari data yang anda punya. Setelah selesai anda print laporan pengeluaran kas.

  3. salam urang awak..
    ambo sabana lai baraja akuntansi dulu tapi sudah lalmo indak di pakai jadi banyak lupo ,kini lah karajo bagian keuangan,,,nyo suruah buek laporan pengeluaran kas,,,,tu ambo buek se caro ambo…baa nan elok caronyo pak ,,tolong kirimkan ka email ambo contoh pengeluaran kas tu model formulirnyo yo pak ,,,tarimo kasih
    email ambo : nabielaja@yahoo.com

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 79 pengikut lainnya.